Tipps zum Freigeben von Speicherplatz
in Outlook [2024] 💥

Aktualisiert: 4. November 2024 | vom: Martijn Assie, erstellt seit 20 Jahren Websites und Shops, dazu Experte für Linux, Wordpress, Photoshop und SEO. | EN NL

Als Outlook-Benutzer ist möglicherweise die Fehlermeldung „Postfach voll“ aufgetreten, die darauf hinweist, dass Ihr Postfach sein Speicherlimit überschritten hat. Dieses häufige Problem entsteht durch die Anhäufung von E-Mails, Anhängen und anderen Daten im Laufe der Zeit. In diesem Artikel werden wir verschiedene Strategien zur Reduzierung der Größe Ihres Postfachs und Ihrer Outlook-Datendateien untersuchen, einschließlich manueller und automatisierter Methoden. Durch die Umsetzung dieser Tipps können Sie die Leistung Ihres Outlooks optimieren und Speicherbeschränkungen vermeiden.

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Kapitel 1: Folgen eines zu vollen Outlook-Postfachs

Ein zu volles Postfach kann zu verschiedenen Problemen führen, die sich auf die Funktionalität und Effizienz der Outlook-Anwendung auswirken. Zu den Hauptproblemen im Zusammenhang mit einem zu vollen Postfach gehören:

• Verminderte Produktivität und Leistung der Outlook-Anwendung.
• Unterbrechung im Kommunikationsfluss, wodurch die Möglichkeit zum Senden oder Empfangen neuer E-Mail-Nachrichten beeinträchtigt wird.
• Redundante Outlook-Anwendungen verhindern möglicherweise den Zugriff auf den Dienst.
• Ein zu volles Postfach erhöht das Risiko der Beschädigung von Datendateien, was möglicherweise zu Datenverlust führen kann.

Kapitel 2: Optimieren der Postfachgröße mit dem Dienstprogramm zur Postfachbereinigung

Das Dienstprogramm zur Postfachbereinigung in Outlook ist ein leistungsstarkes Tool zum Verwalten der Größe Ihres Postfachs und Ihrer Outlook-Datendateien. Sie können damit die Größe Ihres Postfachs und Ihrer PST-Datei reduzieren, indem Sie gelöschte Elemente und doppelte oder überflüssige Versionen von E-Mail-Elementen dauerhaft entfernen. Hier sind die Schritte zur Verwendung dieses Dienstprogramms:

1. Navigieren Sie in Outlook zu Datei > Bereinigungstools und klicken Sie auf „Postfachbereinigung“.
2. Um die Größe Ihres Postfachs anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Postfachgröße anzeigen“. Um die Größe des Postfachs und der PST-Datei zu reduzieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Leeren“.
3. Das Dialogfeld „Postfachbereinigung“ wird geschlossen. Öffnen Sie es erneut über Bereinigungstools > Postfachbereinigung und klicken Sie dieses Mal auf die Schaltfläche „Löschen“.
4. Klicken Sie auf „Ja“, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Weitere Informationen zur Verwendung des Dienstprogramms „Mailbox Cleanup“ und zu anderen Methoden zur Verwaltung Ihres Outlook-Postfachs finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Kapitel 3: Reduzieren der PST-Dateigröße mit dem PST Compact Tool

Das PST Compact Tool ist eine effiziente Lösung zur Reduzierung der Größe großer PST-Dateien in Outlook. Es komprimiert die Outlook-Datendatei, ohne die Integrität des Inhalts zu beeinträchtigen. Das Tool bietet verschiedene Funktionen, die die PST-Komprimierung benutzerfreundlicher machen und sicherstellen, dass auch neue Benutzer ihre PST-Dateien problemlos in kleinere Dokumente komprimieren können. Darüber hinaus bietet die Software eine Demoversion mit vollem Funktionsumfang, sodass Benutzer ihre Leistung und Funktionen testen können, bevor sie sich für die vollständige Software entscheiden.

• Bietet eine Dateivorschaufunktion zur Anzeige des Inhalts der PST-Datei.
• Auswahl einzelner und mehrerer PST-Dateien zur Komprimierung.
• Es stehen mehrere Komprimierungsoptionen zur Verfügung, um den Prozess durchführbar zu machen.
• Es besteht die Möglichkeit, die Komprimierung der Anhangsdateien zu verhindern.
• Komprimieren Sie die E-Mail-Anhänge und speichern Sie sie an einem separaten Ort.
• Passen Sie den Zielpfad an, um die reduzierte PST-Datei zu speichern.
• Sichere und zuverlässige Software zur Reduzierung der PST-Dateigröße.
• Bieten Sie eine einfache und interaktive grafische Benutzeroberfläche.
• Es gibt eine voll funktionsfähige Testversion zur Evaluierung des Tools.
• Es ist eine weithin unterstützte Software und mit allen Windows kompatibel.

Um die Demoversion des PST Compact Tools für Windows herunterzuladen, klicken Sie auf hier. Für Mac-Benutzer kann die Demoversion heruntergeladen werden hier. Überprüfen Sie nach dem Klicken Ihren Download-Ordner.

Kapitel 4: Anhänge außerhalb des Postfachs speichern

Um die Größe Ihres Outlook-Postfachs (.pst-Datei) zu reduzieren, sollten Sie große Nachrichten und deren Anhänge effektiv verwalten. Sie können unnötig große Nachrichten löschen oder Anhänge auf einem lokalen Laufwerk oder Cloud-Speicher speichern und sie dann aus den Nachrichten entfernen. Hier sind die Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf den Filter und wählen Sie Größe, um E-Mails basierend auf ihrer Größe aufzulisten.
2. Wählen Sie Größte, um E-Mails in absteigender Reihenfolge der Größe aufzulisten.
3. Öffnen Sie die großen E-Mails und speichern Sie alle Anhänge auf einem lokalen Laufwerk oder Cloud-Speicher.
4. Nachdem Sie die Anhänge gespeichert haben, können Sie die Nachricht entweder löschen oder die Nachricht behalten, aber die Anhänge entfernen.
5. Um Anhänge zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang und wählen Sie „Anhang entfernen“.

Durch das Entfernen von Anhängen können Sie die Größe Ihres Outlook-Postfachs (PST-Datei) effektiv reduzieren.

Kapitel 5: Sichern/Archivieren und Löschen älterer oder größerer PST-Dateinachrichten

Wenn Ihr Postfach voll ist, können Sie die Größe reduzieren und Speicherplatz freigeben, indem Sie alte oder große E-Mails, die nicht mehr benötigt werden, aus Ihrem Postfach oder Ihrer PST-Outlook-Datendatei löschen.

Sie können auch alte E-Mails oder Nachrichten mit großen Anhängen in einer anderen lokalen PST-Datei sichern oder archivieren und sie dann aus Ihrer Standard-PST-Datei oder Ihrem Standardpostfach löschen. Dadurch wird die Größe Ihres Postfachs (.pst-Datei) reduziert und Sie können über die lokale PST-Datei auf archivierte E-Mails zugreifen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Info > Bereinigungstools > Archivieren.
2. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie im Feld Elemente archivieren, die älter sind als: ein Datum aus.
3. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um einen Speicherort auszuwählen, an dem die E-Mail-Elemente gespeichert werden sollen.
4. Klicken Sie auf „OK“. Dadurch wird mit der Archivierung von E-Mails und Postelementen begonnen, die älter als das ausgewählte Datum sind, wodurch die Größe Ihres Outlook-Postfachs (.pst) erheblich reduziert wird.

Kapitel 6: Komprimieren der Größe einer Outlook-Datendatei (PST)

Outlook bietet eine Funktion zum Komprimieren oder Komprimieren von PST-Dateien, um Leerzeichen zu entfernen und die Postfachgröße zu reduzieren. Durch die Komprimierung der PST-Datei können Sie den Speicherplatz optimieren, ohne den Inhalt zu beschädigen. Hier sind die Schritte zum Komprimieren einer PST-Datei:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
2. Klicken Sie auf Datendateien und wählen Sie aus der Liste die PST-Datei aus, die Sie komprimieren möchten.
3. Klicken Sie auf Einstellungen > Erweitert und dann auf Outlook-Datendateieinstellungen...
4. Klicken Sie auf Jetzt komprimieren, um den Komprimierungsvorgang zu starten.
5. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Größe der PST-Datei reduziert und unnötige Leerzeichen entfernt.

Hinweis: Manuelle Methoden wie die oben genannten sind zwar unkompliziert, erfordern jedoch einige technische Kenntnisse und eine sorgfältige Ausführung, um Datenverluste zu vermeiden. Wenn Sie nach einem fortgeschritteneren Ansatz suchen, um die Größe Ihres Postfachs und Ihrer Outlook-Datendatei zu reduzieren, sollten Sie die Verwendung eines für diesen Zweck entwickelten Tools eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Weitere Informationen zum Reduzieren der Größe Ihres Postfachs und Ihrer Outlook-Datendateien finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Schlussfolgerung

Die Verwaltung der Größe Ihres Outlook-Postfachs ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer optimalen Leistung und die Vermeidung potenzieller Probleme wie Datenbeschädigung oder -verlust. Durch die Nutzung der in diesem Artikel besprochenen Tools und Methoden, wie z. B. das Dienstprogramm zur Postfachbereinigung, das Komprimieren von PST-Dateien und das Archivieren alter Nachrichten, können Sie die Größe Ihres Postfachs effektiv reduzieren und dafür sorgen, dass Ihr Outlook reibungslos funktioniert.

Weitere Tipps und Tricks zur Verbesserung Ihres Outlook-Erlebnisses und zur Steigerung der Produktivität finden Sie in unserem Leitfaden zu Outlook-Produktivitäts-Hacks.

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