11 Tipps & Tricks: Produktivität in Outlook
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Aktualisiert: 4. November 2024 | vom: Martijn Assie, erstellt seit 20 Jahren Websites und Shops, dazu Experte für Linux, Wordpress, Photoshop und SEO. | EN NL

Microsoft Outlook ist ein leistungsstarkes Tool, das von Millionen zum Verwalten der E-Mail-Kommunikation und zum Organisieren täglicher Aufgaben verwendet wird. Allerdings weiß nicht jeder, wie er das volle Potenzial zur Produktivitätssteigerung ausschöpfen kann. Ziel dieses Artikels ist es, einige der besten Produktivitäts-Hacks und Tipps für die effektive Nutzung von Outlook freizuschalten. Der Grundstein für ein effektives Büromanagement besteht darin, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Das bedeutet, dass Sie bei Ihren E-Mails und Aufgaben einen „Touch it Once“-Ansatz anwenden. Indem Sie jede Korrespondenz nur einmal bearbeiten, können Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren, Unordnung reduzieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Egal, ob Sie ein erfahrener Outlook-Benutzer oder neu im Programm sind, diese Hacks und Tipps helfen Ihnen, Ihr digitales Büromanagement zu optimieren, Zeit zu sparen und Ihre Effizienz zu steigern.

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Kapitel 1: Favoriten für schnellen Zugriff auf aktive Ordner nutzen

Im Zeitalter der Papierbüros haben wir uns auf drei wichtige Ablagesysteme verlassen, die auch im digitalen Zeitalter immer noch relevant sind. Durch die Anpassung dieser Systeme an Outlook können Sie Ihre E-Mail-Produktivität steigern:

• Aktive Dateien: Dies sind die Dateien, auf die Sie sofortigen Zugriff benötigen, z. B. laufende Projekte oder dringende Mitteilungen. Anstatt sie im A-Z-Ordnersystem zu vergraben, behalten Sie sie im Abschnitt „Favoriten“ oben im Outlook-Navigationsbereich. Um einen Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „In Favoriten anzeigen“. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „Aus Favoriten entfernen“, um Ihren Arbeitsbereich aufzuräumen.
• Posteingangsordnersystem: Dieses System spiegelt den herkömmlichen Aktenschrank mit 4 Schubladen wider und organisiert Ihre Ordner alphabetisch im Posteingang. Um einen Ordner zu priorisieren, benennen Sie ihn mit einem Unterstrich „_“ oder einer Zahl am Anfang um und achten Sie darauf, dass er ganz oben in der Liste erscheint, da Symbole und Zahlen in der digitalen Ablage Vorrang haben.
• Perennial Files: Dies sind Ihre „ewigen“ Dateien, wie z. B. Vertragsunterlagen, Unternehmensdokumente und Steuerunterlagen. In Outlook werden diese normalerweise in Archivordnern unten im Navigationsbereich gespeichert, um sicherzustellen, dass sie erhalten bleiben, aber Ihren aktiven Arbeitsbereich nicht überladen.

Durch die Anwendung dieser traditionellen Ablageprinzipien auf Outlook können Sie Ihre E-Mail-Verwaltung optimieren und Ihre wichtigsten Ordner immer griffbereit haben. Weitere Tipps zum Organisieren Ihres Outlooks finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Kapitel 2: Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit automatisierter E-Mail-Ablage

Um die „Work Less“-Theorie in Outlook zu übernehmen, müssen automatisierte Prozesse eingerichtet werden, um Ihre E-Mails effizient zu verwalten. Ein solcher Prozess besteht darin, E-Mails automatisch in bestimmten Ordnern abzulegen, sodass Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne durch einen überfüllten Posteingang abgelenkt zu werden.

Neuen Ordner erstellen: Zunächst benötigen Sie ein Ziel für Ihre automatische Ablage. Erstellen Sie einen neuen Ordner, indem Sie Strg + Umschalt + E drücken. Benennen Sie diesen Ordner entsprechend der Art der E-Mails, die Sie ablegen möchten, z. B. „Projektaktualisierungen“ oder „Kundenkorrespondenz“.

Einrichten der automatisierten Einreichung: So automatisieren Sie den Einreichungsprozess:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail des Absenders oder der Kategorie, die Sie automatisch ablegen möchten.
2. Wählen Sie „Regeln“ aus dem Kontextmenü und dann „Nachrichten immer von [Absender] verschieben“ aus.
3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Ihren neu erstellten Ordner als Ziel für diese Nachrichten aus.
4. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel zu bestätigen und zu aktivieren.

Mit dieser Einrichtung verschiebt Outlook eingehende E-Mails vom angegebenen Absender oder der angegebenen Kategorie automatisch in den angegebenen Ordner. Dadurch bleibt Ihr Posteingang besser organisiert und Sie können verwandte E-Mails stapelweise überprüfen, was Ihre Konzentration und Produktivität erhöht.

Kapitel 3: Produktivität steigern durch Deaktivieren von Benachrichtigungen

Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, kann das Deaktivieren von Benachrichtigungen in Outlook zu erheblichen Produktivitätssteigerungen führen. Obwohl Benachrichtigungen manchmal hilfreich sind, können sie eine große Ablenkung sein, Ihre Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ablenken und Ihren Arbeitsablauf stören. Jedes Mal, wenn eine Benachrichtigung erscheint, kostet es wertvolle Zeit und mentale Energie, sich wieder auf Ihre vorherige Aktivität zu konzentrieren.

Wenn Ihr Job es zulässt, sollten Sie darüber nachdenken, Benachrichtigungen zu deaktivieren und stattdessen bestimmte Zeiten festzulegen, zu denen Sie Ihre E-Mails, Ihren Chat oder andere Kommunikationssysteme abrufen. Dieser Ansatz kann Ihre Produktivität und allgemeine Effektivität steigern, da Sie sich ohne ständige Unterbrechungen voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

So deaktivieren Sie Benachrichtigungen in Outlook:

1. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Optionen > Mail.
2. Deaktivieren Sie im Abschnitt Nachrichteneingang die Option für Desktop-Benachrichtigung anzeigen.
3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Indem Sie die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen übernehmen, schaffen Sie eine fokussiertere und produktivere Arbeitsumgebung. Weitere Tipps zum Verwalten Ihrer Outlook-Einstellungen finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Kapitel 4: Verwendung von Flags und Kategorien für die E-Mail-Verwaltung

Effektives E-Mail-Management ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines produktiven Arbeitsablaufs. Durch die Verwendung von Markierungen und Kategorien in Outlook können Sie wichtige Nachrichten in Ihrem Posteingang problemlos verfolgen. Dieses System ähnelt der Farbcodierung, die in physischen Ablagesystemen verwendet wird, und bietet einen visuellen Hinweis für die E-Mail-Organisation.

Flags verwenden: Flags sind eine großartige Möglichkeit, E-Mails zu kennzeichnen, die Nachverfolgung oder Aufmerksamkeit erfordern. Um eine E-Mail zu kennzeichnen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie die entsprechende Markierungsfarbe oder Folgeerinnerung aus. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mail in Ihrem Posteingang hervorsticht und leicht zugänglich ist, wenn Sie sie bearbeiten müssen.

Kategorien verwenden: Mit Kategorien können Sie Ihren E-Mails Farbcodes zuweisen und so Nachrichten, die sich auf bestimmte Projekte, Kunden oder Abteilungen beziehen, einfacher gruppieren und identifizieren. Um eine E-Mail zu kategorisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, gehen Sie zu „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Farbe aus. Sie können auch benutzerdefinierte Kategorien mit aussagekräftigen Namen erstellen, um Ihren organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Hier ist eine Kurzanleitung zum Anwenden von Flags und Kategorien:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang.
2. Für Markierungen: Wählen Sie „Nachverfolgung“ und wählen Sie eine Flaggenfarbe oder eine Erinnerung aus.
3. Für Kategorien: Wählen Sie „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Farbe aus oder erstellen Sie eine neue Kategorie.

Durch die Integration von Flags und Kategorien in Ihre E-Mail-Verwaltungsstrategie können Sie sicherstellen, dass wichtige Nachrichten leicht sichtbar und organisiert sind, was Ihre Gesamtproduktivität steigert. Eine ausführlichere Anleitung zur Verwendung dieser Funktionen finden Sie in einer kurzen Videoanleitung unter So markieren Sie E-Mails und fügen Farbkategorien hinzu in Outlook.

Kapitel 5: Zeitmanagement mit Aufgaben und To-Do-Listen verbessern

Effektives Zeitmanagement ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktivität und Outlook bietet mehrere Tools, die Ihnen bei der Organisation Ihres Zeitplans helfen. Unseren Untersuchungen zufolge nutzt ein erheblicher Teil der Benutzer ihren Kalender, ihren Posteingang oder eine spezielle Aufgabenliste, um Aufgaben zu verwalten. Mit den integrierten Funktionen von Microsoft Outlook können Sie Ihren Zeitmanagementprozess optimieren.

Verwendung des Kalenders als To-Do-Liste: 23 % der Befragten nutzen ihren Kalender, um Aufgaben aufzulisten. Sie können ganztägige Ereignisse erstellen oder bestimmte Zeitblöcke für Aufgaben festlegen und so sicherstellen, dass Ihre Aufgaben neben Ihren Terminen sichtbar sind.

Verwendung des Posteingangs als To-Do-Liste: 13 % der Benutzer verwalten Aufgaben direkt in ihrem Posteingang. Sie können wichtige E-Mails zur Nachverfolgung markieren und sie in umsetzbare Elemente umwandeln, die in Ihrer Aufgabenansicht angezeigt werden.

Verwendung einer speziellen To-Do-Liste: 38 % der Befragten bevorzugen die Verwendung einer separaten To-Do-Liste. Mit der Aufgabenfunktion von Outlook können Sie Aufgaben erstellen, kategorisieren und priorisieren und erhalten so einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss.

Die neueste Version von Microsoft 365 führt ein neues vertikales Menü auf der linken Seite des Bildschirms ein, das den Zugriff auf Ihre To-Do-Liste erleichtert. Diese Verbesserung vereinfacht die Navigation und hilft Ihnen, organisiert zu bleiben.

Denken Sie daran: Ihr Posteingang ist für E-Mails, Ihr Kalender für Termine und Ihre To-Do-Liste für wichtige Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Durch die effektive Nutzung dieser Funktionen können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern und die Produktivität steigern.

Weitere Tipps zur Verwendung von Aufgaben und der To-Do-Liste in Outlook finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Kapitel 6: Optimieren des Arbeitsablaufs mit Tastaturkürzeln

Wenn Sie sich die zweite Regel des Office-Managements zu eigen machen: „Geben Sie weniger ein und verwenden Sie Verknüpfungen“, können Sie Ihre Effizienz in Outlook erheblich steigern. Hier sind einige vielseitige Verknüpfungen, um Ihre E-Mail- und Aufgabenverwaltung zu beschleunigen:

• E-Mail weiterleiten: Strg + F
• Neuen Kalendertermin öffnen: Strg + Umschalt + A
• Zu Notizen wechseln: Strg + 5
• Eine E-Mail als ungelesen markieren: Strg + U
• Nach Elementen suchen: F3 oder Strg + E
• Ausgewählte Elemente verschieben: Strg + Umschalt + V

Darüber hinaus können Sie mit der „Quick Steps“-Funktion von Outlook benutzerdefinierte Verknüpfungen für häufig ausgeführte Aktionen erstellen, z. B. das Verschieben von E-Mails in einen bestimmten Ordner oder das Senden einer Nachricht an eine Gruppe von Kontakten.

Durch die Integration dieser Tastenkombinationen in Ihre tägliche Outlook-Routine können Sie Zeit sparen und die Notwendigkeit sich wiederholender Mausklicks reduzieren. Eine umfassende Liste von Tastenkombinationen zur weiteren Steigerung Ihrer Produktivität finden Sie in unserem Leitfaden zu Tipps zur Verwendung von über 140 Outlook-Tastaturkürzeln.

Kapitel 7: Integrieren Ihrer To-Do-Liste in Ihren Posteingang

In einer schnelllebigen Arbeitsumgebung verliert man leicht den Überblick über die Aufgaben und gerät in Verzug. Eine effektive Möglichkeit, organisiert zu bleiben, besteht darin, Ihre To-Do-Liste direkt in Ihrem Posteingang sichtbar zu machen:

1. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Ansicht.
2. Wählen Sie im Abschnitt Layout des Menübands die Option Aufgabenleiste aus.
3. Wählen Sie die Anzeige von Aufgaben. Sie können die anderen Optionen vorerst ignorieren.

Mit diesen Einstellungen wird der Aufgabenbereich rechts neben Ihrer E-Mail-Liste angezeigt und bietet so eine ständige Sichtbarkeit Ihrer To-Do-Liste. Durch diese Integration können Sie Ihre Aufgaben einfach überwachen und verwalten, ohne zwischen verschiedenen Ansichten wechseln zu müssen, und so den Überblick über Ihre Verantwortlichkeiten behalten.

Indem Sie Ihre To-Do-Liste immer im Blick haben, können Sie sicherstellen, dass wichtige Aufgaben immer im Vordergrund stehen, und verringern so das Risiko, Fristen zu übersehen oder wichtige Aufgaben zu vergessen. Weitere Tipps zum Verwalten von Aufgaben in Outlook finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Kapitel 8: Die Kunst des Drag & Drop beherrschen

Wenn Sie sich die dritte Regel des Office-Managements zu eigen machen: „Seien Sie offen für das Erlernen neuer Tricks“, können Sie in Outlook eine Welt voller Produktivität eröffnen. Ein solcher Trick ist die Drag-and-Drop-Methode, die Zeit sparen und das Fehlerrisiko verringern kann:

• Kontakte aus E-Mails erstellen: Anstatt Kontaktinformationen manuell einzugeben, klicken Sie einfach auf eine E-Mail und ziehen Sie sie auf das Symbol „Kontakte“ in der Navigationsleiste. Dadurch wird ein neuer Kontakt erstellt, wobei der Name und die E-Mail-Adresse des Absenders automatisch ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tastenkombinationen Kopieren (Strg + C) und Einfügen (Strg + V), um zusätzliche Details wie Telefonnummern und Adressen aus der E-Mail-Signatur in die Kontaktfelder zu übertragen.
• Termine aus E-Mails erstellen: Ziehen Sie eine E-Mail auf das „Kalender“-Symbol, um einen neuen Termin zu erstellen. Der Termin behält alle Details aus der E-Mail bei, sodass kein erneutes Eintippen erforderlich ist.
• Aufgaben oder Notizen aus E-Mails erstellen: Wenn Sie eine E-Mail auf die Symbole „Aufgaben“ oder „Notizen“ ziehen, wird eine neue Aufgabe oder Notiz mit dem E-Mail-Inhalt erstellt.

Umgekehrtes Drag-and-Drop:

• E-Mails von Kontakten: Ziehen Sie einen Kontakt auf das „Mail“-Symbol im Ordnerbereich, um mit dem Verfassen einer neuen E-Mail an diesen Kontakt zu beginnen.
• Termine aus Kontakten: Ziehen Sie einen Kontakt in den „Kalender“, um einen neuen Termin mit diesem Kontakt zu erstellen.
• Aufgaben aus Kontakten: Ziehen Sie einen Kontakt zu „Aufgaben“, um eine mit diesem Kontakt verknüpfte Aufgabe zu erstellen.

Durch die Integration dieser Drag-and-Drop-Techniken in Ihre Outlook-Routine können Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren, Tippfehler reduzieren und Ihre Gesamtproduktivität steigern. Weitere innovative Outlook-Hacks finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zu Outlook-Tipps und -Tricks für den Kalender.

Kapitel 9: Integrieren Ihrer To-Do-Liste in Ihren Kalender

Für eine nahtlose Aufgabenverwaltung sollten Sie erwägen, Ihre To-Do-Liste direkt zu Ihrem Outlook-Kalender hinzuzufügen. Durch diese Integration können Sie Ihre Aufgaben neben Ihren Terminen anzeigen und so Ihren Planungsprozess optimieren:

1. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Ansicht.
2. Wählen Sie im Abschnitt Layout die Option Aufgabenleiste aus.
3. Wählen Sie Aufgaben aus dem Dropdown-Menü. Ihre To-Do-Liste wird nun auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt, unabhängig davon, ob Sie sich in der Posteingangs- oder Kalenderansicht befinden.

Da Ihre To-Do-Liste in Ihrem Kalender sichtbar ist, entfällt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Ansichten hin und her zu wechseln. Das spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Wenn Sie sich daran gewöhnen, Ihre To-Do-Liste regelmäßig zu überprüfen, fällt es Ihnen leichter, neue Aufgaben hinzuzufügen, sie zu priorisieren und als erledigt zu markieren. Wenn Sie sich diese Gewohnheit aneignen, können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern und sicherstellen, dass Sie Ihren Pflichten nachkommen.

Kapitel 10: Multitasking durch Side-by-Side-Ansicht verbessern

Um Ihre Produktivität in Outlook zu optimieren, sollten Sie Ihren Kalender und Ihren Posteingang gleichzeitig anzeigen, insbesondere wenn Sie über ein Dual-Monitor-Setup verfügen. Mit dieser Anordnung können Sie Ihren Zeitplan und Ihre E-Mails effizienter verwalten, ohne ständig zwischen den Ansichten wechseln zu müssen.

So richten Sie eine Parallelansicht ein:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Navigationsschaltflächen unten im Navigationsbereich (z. B. E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder Notizen).
2. Wählen Sie „In neuem Fenster öffnen“ aus dem Kontextmenü.
3. Ziehen Sie das neue Fenster auf Ihren zweiten Monitor und passen Sie die Größe und Position nach Bedarf an.

Mit dieser Konfiguration können Sie Ihre bevorstehenden Termine im Auge behalten und gleichzeitig Ihre E-Mails verwalten. Dadurch müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Ansichten wechseln und verbessern Ihren gesamten Arbeitsablauf.

Kapitel 11: Tägliche Aufgaben in Ihre Kalenderansicht integrieren

Für diejenigen, die ihre Aufgaben sorgfältig mit Start- oder Enddaten planen, kann die Anzeige einer täglichen Aufgabenliste in Ihrem Outlook-Kalender von entscheidender Bedeutung sein. Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben an dem Tag anzeigen, an dem sie beginnen oder enden sollen, und erhalten so einen umfassenden Überblick über Ihre täglichen Aufgaben.

So aktivieren Sie die tägliche Aufgabenansicht:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Ansicht“.
2. Wählen Sie im Abschnitt „Layout“ die Option „Tägliche Aufgabenliste“ aus.
3. Wählen Sie die Option „Normal“, um Aufgaben am Ende jedes Kalendertages anzuzeigen.

Standardmäßig organisiert die tägliche Aufgabenliste Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie Aufgaben jedoch lieber nach ihrem Startdatum anzeigen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie unten in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste auf den Bereich „Aufgaben anzeigen am: Fälligkeitsdatum“.
2. Wählen Sie „Nach Startdatum“ aus dem Kontextmenü.

Diese Anpassung stellt sicher, dass Aufgaben in Ihrer Tagesansicht sichtbar sind, sobald sie aktiv werden, sodass Sie Ihrem Zeitplan immer einen Schritt voraus sind.

Fazit: Optimierung des Ausblicks für maximale Produktivität

Durch die Implementierung dieser Produktivitäts-Hacks für Outlook können Sie Ihre E-Mail-Verwaltungs- und Planungspraktiken verändern. Von der Nutzung von Verknüpfungen und Kategorien bis hin zur Integration Ihrer To-Do-Liste in Ihren Kalender – jeder Hack ist darauf ausgelegt, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und unnötige Ablenkungen zu reduzieren. Wenn Sie diese Strategien an Ihren Tagesablauf anpassen, werden Sie eine deutliche Verbesserung Ihrer Effizienz und Ihres Zeitmanagements feststellen.

Denken Sie daran: Der Schlüssel zur Produktivität liegt nicht nur darin, härter, sondern auch intelligenter zu arbeiten. Indem Sie das volle Potenzial der Outlook-Funktionen nutzen, können Sie Ihren Arbeitstag besser organisiert, konzentrierter und produktiver gestalten.

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