Wie Vorlagen für Gmail erstellen [2024] 💥

Aktualisiert: 1. Mai 2024 | vom: Martijn Assie, erstellt seit 20 Jahren Websites und Shops, dazu Experte für Linux, Wordpress, Photoshop und SEO. | EN NL

Wie Vorlagen für Gmail erstellen

Gmail vereinfacht das Erstellen und Wiederverwenden von Vorlagen für Standardkommunikation und macht die wiederholte Eingabe derselben Informationen überflüssig. Ich versende regelmäßig E-Mails mit ähnlichem Inhalt, und jedes Mal diese manuell einzugeben, würde meine Effizienz erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn ich mit zahlreichen Fristen konfrontiert bin.

Während ich diese „Formular“-E-Mails in einem Dokument speichern könnte, ist die Verwendung von Gmail-Vorlagen eine viel effizientere Lösung. Hier finden Sie eine umfassende Anleitung zum Erstellen, Verwenden und Verwalten von Gmail-Vorlagen:

Erstellen einer Gmail-Vorlage

So erstellen Sie eine neue Gmail-Vorlage:

Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verfassen“, um eine neue E-Mail zu erstellen.
Geben Sie den Inhalt ein, den Sie in Ihre Vorlage aufnehmen möchten.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Erstellungsfensters.
Bewegen Sie den Mauszeiger über „Vorlagen“ und wählen Sie „Entwurf als Vorlage speichern“ > „Als neue Vorlage speichern“ aus.
Benennen Sie Ihre Vorlage und klicken Sie auf „Speichern“, um sie für die zukünftige Verwendung zu speichern.

Ausführlichere Anweisungen finden Sie auf der Support-Seite von Google.

Verwenden einer Gmail-Vorlage

So verwenden Sie eine vorhandene Gmail-Vorlage:

Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail.
Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten und wählen Sie „Vorlagen“.
Wählen Sie aus der Liste die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
Der Inhalt der Vorlage wird in Ihre E-Mail eingefügt. Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor.
Senden Sie die E-Mail wie gewohnt.

Gmail-Vorlagen verwalten

Sie können Ihre Vorlagen bearbeiten oder löschen, indem Sie:

Klicken Sie in Gmail auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“ aus.
Navigieren Sie zur Registerkarte „Erweitert“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vorlagen“.
Hier können Sie Ihre gespeicherten Vorlagen nach Bedarf aktualisieren oder entfernen.

Maximierung der Effizienz mit Gmail-Vorlagen

Gmail-Vorlagen sind besonders nützlich für sich wiederholende E-Mails wie Kundenanfragen, Besprechungseinladungen oder Projektaktualisierungen. Durch die Nutzung von Vorlagen können Sie schnell gut gestaltete Nachrichten versenden, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen. Dadurch steigern Sie Ihre Produktivität und wahren einheitliche Kommunikationsstandards.

Schlussfolgerung

Ein interessanter Aspekt von Gmail-Vorlagen ist die Möglichkeit, sie für erweiterte Funktionalität in andere Google Workspace-Tools zu integrieren. Sie können beispielsweise Google Sheets verwenden, um Daten zu speichern und sie mithilfe von Google Apps Script dynamisch in Ihre Gmail-Vorlagen einzufügen. Dies ermöglicht personalisierte Massen-E-Mails oder automatisierte Antworten basierend auf bestimmten Auslösern. Darüber hinaus haben die jüngsten Updates von Gmail die Vorlagenverwaltung verbessert, sodass Sie Ihre Vorlagen einfacher organisieren und direkt über das Erstellungsfenster darauf zugreifen können.

Die Verwendung von Gmail-Vorlagen kann Ihren E-Mail-Verwaltungsprozess erheblich optimieren. Wenn Sie ein wenig Zeit in die Einrichtung von Vorlagen investieren, profitieren Sie von den Vorteilen einer schnelleren und konsistenteren E-Mail-Kommunikation. Entdecken Sie verschiedene Vorlagentypen, um diejenigen zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen, und integrieren Sie sie für ein effizienteres E-Mail-Erlebnis in Ihren Alltag.

Um Ihre Gmail-Effizienz weiter zu steigern, sollten Sie das Erlernen von Gmail-Tastaturkürzel in Erwägung ziehen.