Wie Gmail-E-Mail-Vorlagen einrichten [2024] 💥

Aktualisiert: 4. November 2024 | vom: Martijn Assie, erstellt seit 20 Jahren Websites und Shops, dazu Experte für Linux, Wordpress, Photoshop und SEO. | EN NL

Wie kann ich Gmail-E-Mail-Vorlagen einrichten

Für viele Menschen ist das Schreiben und Versenden von E-Mails eine Routineaufgabe, die einen beträchtlichen Teil ihres Tages in Anspruch nehmen kann. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, bietet Gmail eine Funktion namens E-Mail-Vorlagen. Mit diesen Vorlagen können Sie vorgefertigte Nachrichten erstellen, die Sie schnell zu Ihren E-Mails hinzufügen können, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vorteilen der Verwendung von Gmail-E-Mail-Vorlagen und bieten eine detaillierte Anleitung, wie man sie effektiv erstellt und nutzt.

Grundlegendes zu Gmail-E-Mail-Vorlagen

Gmail-E-Mail-Vorlagen sind vordefinierte Nachrichten, die Sie speichern und bei Bedarf wiederverwenden können. Sie sind ein nützliches Tool zum Versenden häufig verwendeter E-Mails, ohne den Inhalt jedes Mal neu schreiben zu müssen. E-Mail-Vorlagen sind besonders nützlich für Fachleute, die häufig ähnliche Nachrichten versenden, etwa Kundenantworten, Besprechungsanfragen oder Projektaktualisierungen.

Mit E-Mail-Vorlagen können Sie eine konsistente Kommunikation sicherstellen, Zeit sparen, indem Sie wiederholtes Tippen vermeiden, und sicherstellen, dass wichtige Informationen in Ihren Nachrichten enthalten sind. Mit Gmail können Sie mehrere Vorlagen erstellen und speichern, sodass Sie für jede Situation die richtige auswählen können.

Gmail-E-Mail-Vorlagen erstellen

Um eine E-Mail-Vorlage in Gmail zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto in einem Webbrowser .
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ oben rechts in der Gmail-Benutzeroberfläche.
Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“ aus dem Dropdown-Menü.
Gehen Sie zur Registerkarte „Erweitert“.
Wählen Sie im Abschnitt „Vorlagen“ die Option „Aktivieren“, um die Vorlagenfunktion zu aktivieren.
Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.
Verfassen Sie eine neue E-Mail oder öffnen Sie einen vorhandenen Entwurf, den Sie als Vorlage speichern möchten.
Passen Sie die E-Mail mit der gewünschten Betreffzeile, den gewünschten Empfängern und dem gewünschten Inhalt an.
Wenn die E-Mail fertig ist, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Fensters zum Verfassen.
Wählen Sie „Vorlagen“ aus dem Menü, klicken Sie dann auf „Entwurf als Vorlage speichern“ und wählen Sie „Als neue Vorlage speichern“.
Benennen Sie Ihre Vorlage aussagekräftig und klicken Sie auf „Speichern“.

Ihre neue Vorlage wird jetzt gespeichert und ist für die zukünftige Verwendung bereit.

Verwenden von Gmail-E-Mail-Vorlagen

Um eine E-Mail-Vorlage in Gmail zu verwenden, befolgen Sie diese Schritte:

Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail oder antworten Sie auf eine vorhandene Nachricht.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Erstellungsfensters.
Wählen Sie „Vorlagen“ aus dem Menü und dann die gewünschte Vorlage aus dem Abschnitt „Gespeicherte Vorlagen“.
Die Vorlage wird mit ihrem gesamten vordefinierten Inhalt in das Erstellungsfenster eingefügt.
Ändern Sie die Vorlage nach Bedarf und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Ergänzungen vor.
Sobald die E-Mail vollständig ist, fügen Sie die Empfänger hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

Durch die Verwendung von E-Mail-Vorlagen können Sie den Zeitaufwand für das Verfassen sich wiederholender E-Mails erheblich reduzieren und gleichzeitig Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Kommunikation gewährleisten.

Gmail-E-Mail-Vorlagen verwalten

Gmail bietet Optionen zum Verwalten und Organisieren Ihrer E-Mail-Vorlagen:

1. Bearbeiten von Vorlagen

Wenn Sie Änderungen oder Aktualisierungen an einer vorhandenen Vorlage vornehmen müssen, befolgen Sie diese Schritte:

Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail oder antworten Sie auf eine vorhandene Nachricht.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Erstellungsfensters.
Wählen Sie „Vorlagen“ aus dem Menü und dann „Vorlagen verwalten“ aus.
Suchen Sie im Fenster „Vorlagenverwaltung“ die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol neben der Vorlage und wählen Sie dann „Bearbeiten“ aus.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor und klicken Sie auf „Speichern“.

Die Änderungen, die Sie an einer Vorlage vornehmen, werden in allen zukünftigen E-Mails widergespiegelt, in denen die Vorlage verwendet wird.

2. Vorlagen löschen

Wenn Sie eine bestimmte Vorlage nicht mehr benötigen, können Sie sie wie folgt löschen:

Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail oder antworten Sie auf eine vorhandene Nachricht.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Erstellungsfensters.
Wählen Sie „Vorlagen“ aus dem Menü und dann „Vorlagen verwalten“ aus.
Suchen Sie im Fenster „Vorlagenverwaltung“ die Vorlage, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol neben der Vorlage und wählen Sie dann „Löschen“.
Bestätigen Sie den Löschvorgang, indem Sie im Bestätigungs-Popup auf „OK“ klicken.

Sobald eine Vorlage gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Seien Sie daher beim Entfernen von Vorlagen vorsichtig.

Best Practices für die Verwendung von Gmail-E-Mail-Vorlagen

Um die Vorteile von Gmail-E-Mail-Vorlagen zu maximieren, sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen:

1. Personalisieren Sie Vorlagen

Obwohl E-Mail-Vorlagen darauf ausgelegt sind, Zeit zu sparen, ist es wichtig, jede Nachricht zu personalisieren, um sicherzustellen, dass sie für den Empfänger relevant ist. Passen Sie die Vorlage an, indem Sie spezifische Details hinzufügen oder den Empfänger mit seinem Namen ansprechen, damit sich die Kommunikation persönlicher und maßgeschneiderter anfühlt.

2. Erstellen Sie mehrere Vorlagen

Erwägen Sie die Erstellung mehrerer Vorlagen für verschiedene Arten von E-Mails, die Sie häufig versenden. Da Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung steht, können Sie für jede Situation die am besten geeignete auswählen Dies spart noch mehr Zeit und Aufwand.

3. Überprüfen und aktualisieren Sie die Vorlagen regelmäßig

Überprüfen Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie korrekt und relevant bleiben. Wenn sich Ihre Kommunikationsanforderungen weiterentwickeln, nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen vor oder erstellen Sie neue Vorlagen, um Änderungen in Ihren Nachrichten widerzuspiegeln.

Schlussfolgerung

Gmail-E-Mail-Vorlagen bieten ein wertvolles Tool, um Zeit zu sparen und Ihre E-Mail-Kommunikation zu optimieren. Durch die Erstellung vordefinierter Nachrichten können Sie sich wiederholende E-Mails schnell verfassen, die Konsistenz wahren und sicherstellen, dass wichtige Informationen enthalten sind. Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen und Best Practices implementieren, können Sie die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Vorlagen nutzen, um Ihre Produktivität und Effizienz bei der Verwaltung Ihres Gmail-Posteingangs zu steigern. Übrigens so eröffnen Sie ein professionelles Gmail-Konto.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.