10 Tipps zum Organisieren von E-Mails in Outlook 💥

Aktualisiert: 4. November 2024 | vom: Martijn Assie, erstellt seit 20 Jahren Websites und Shops, dazu Experte für Linux, Wordpress, Photoshop und SEO. | EN NL

Tipps zum Organisieren von E-Mails in Outlook

Angesichts der überwältigenden Anzahl an E-Mails mag es wie ein unerreichbarer Traum erscheinen, den Posteingang auf Null zu bringen. Um Ordnung in das Chaos zu bringen, ist die Beherrschung der E-Mail-Organisation in Outlook von entscheidender Bedeutung. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Strategien zur effizienten Verwaltung Ihres Outlook-Posteingangs.

Tipp 1: Optimieren Sie Ihren Posteingang mit effektiver Ordnerverwaltung

Als ich meine Karriere als Projektmanager begann, erstellte ich zunächst projektspezifische Ordner in Outlook, um meine E-Mails zu organisieren. Mit zunehmender Anzahl an Projekten wurde dieser Ansatz jedoch schnell überfordernd und kontraproduktiv.

Um dieses Problem anzugehen, habe ich die Getting Things Done® (GTD®)-Methodik übernommen und meine Ordnerstruktur überarbeitet, um eine bessere E-Mail-Verwaltung zu ermöglichen. Der erste Schritt besteht darin, Ordner und Unterordner in Outlook zu erstellen. So geht's:

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner und wählen Sie Neuen Ordner erstellen. Klicken Sie alternativ auf Ordner, um Ihre Optionen zu erweitern, und wählen Sie dann Neuen Ordner erstellen.
Nennen Sie diesen Ordner „Zu erledigen“ und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Ordner „Aufgaben“ und wählen Sie Neuen Unterordner erstellen.
Nennen Sie diesen Unterordner "Anyday".
Erstellen Sie einen weiteren Unterordner in Ihrem Ordner „Aufgaben“ und nennen Sie ihn „Follow-up“.

Sobald neue E-Mails eingehen, kategorisieren Sie sie entsprechend:

Posteingang: Reservieren Sie dies für E-Mails, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern oder schnell (innerhalb von drei Minuten) gelöst werden können.
Zu erledigen: Verwenden Sie diesen Ordner für nicht dringende E-Mails oder solche, die eine Antwort von mehr als drei Minuten benötigen. Wenn Sie sie hierher verschieben, bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt.

Wenn Sie Ihren Ordner „Zu erledigen“ sortieren (ich empfehle, dies täglich zu tun), weisen Sie diese E-Mails dem entsprechenden Unterordner zu:

Nachverfolgung: Für E-Mails in der Warteschleife, z. B. weil sie auf Antworten oder an Kollegen delegierte Aufgaben warten.
Anyday: Für E-Mails, die keiner Antwort bedürfen, die Sie aber irgendwann lesen oder überprüfen möchten.

Mit dieser Methode können Sie für einen aufgeräumten Posteingang sorgen und sicherstellen, dass wichtige E-Mails immer griffbereit sind. Weitere Tipps zum Organisieren Ihrer E-Mails in Outlook finden Sie in unserem Leitfaden zur Behebung von E-Mail-Problemen.

Tipp 2: Optimieren Sie Ihren Posteingang mit Outlook-Regeln

Die Minimierung der manuellen Sortierung von E-Mails ist der Schlüssel zu einer effizienten Posteingangsverwaltung. Outlook-Regeln sind ein leistungsstarkes Tool, das den Prozess automatisieren kann, indem eingehende E-Mails an bestimmte Ordner weitergeleitet werden, beispielsweise an den zuvor erstellten Ordner „Aufgaben“. So richten Sie eine Regel direkt aus einer E-Mail ein:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie Erweiterte Aktionen > Regel erstellen.
Outlook schlägt eine Regel zum Verschieben von E-Mails vom Absender in einen bestimmten Ordner vor. Für weitere Anpassungen klicken Sie im Fenster „Regel erstellen“ auf Weitere Optionen und dann auf OK.
Im Fenster „Regeln“ können Sie Ihre E-Mail-Regel auf verschiedene Arten anpassen:
- Benennen Sie Ihre Regel:: Wählen Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen zur einfachen Identifizierung.
- Bedingung hinzufügen: Geben Sie Kriterien an, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Regel aktiviert wird, z. B. die Angaben des Absenders oder Schlüsselwörter in der E-Mail.
- Aktion hinzufügen: Definieren Sie, was mit der E-Mail passiert, wenn sie die Bedingung erfüllt. Zu den Aktionen gehören das Organisieren, Markieren der Nachricht oder Weiterleiten.
- Eine Ausnahme hinzufügen (optional): Legen Sie Kriterien fest, die eine E-Mail von der Sortierung nach dieser Regel ausschließen.
Wenn Sie mehrere Regeln haben, können Sie Verarbeitung weiterer Regeln stoppen auswählen, um zu verhindern, dass weitere Regeln auf eine E-Mail angewendet werden, die dieser Regel entspricht.
Wenn Sie mit Ihrer Regel zufrieden sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Regel jetzt ausführen und klicken Sie auf Speichern.

Durch die Nutzung von Outlook-Regeln können Sie die E-Mail-Organisation automatisieren und so dafür sorgen, dass Ihr Posteingang übersichtlich und übersichtlich bleibt. Weitere Einblicke in das Erstellen und Verwalten von Outlook-Regeln finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Tipp 3: Produktivität steigern mit Microsoft To Do

Das Erreichen einer Erfolgsquote bei professionellen Terminen von 99,8 % ist für mich ein Punkt, auf den ich stolz bin, und ein großer Teil dieses Erfolgs ist To-Do-Listen-Apps wie Microsoft To Do zuzuschreiben. Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem, insbesondere in Outlook, ist bahnbrechend. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail in Outlook markieren, wird diese automatisch in eine Aufgabe in Microsoft To Do umgewandelt.

Für diejenigen, die Outlook in Microsoft 365 verwenden, finden Sie hier eine Anleitung zum Hinzufügen Ihrer E-Mails zu Microsoft To Do:

Klicken Sie in Outlook auf das Symbol Mein Tag in der Symbolleiste (ähnlich einem Kalender mit einem Häkchen). Der Bereich „Meine täglichen Aufgaben“ wird angezeigt.
Ziehen Sie eine E-Mail in den Aufgabenbereich und legen Sie sie im Abschnitt Als Aufgabe hinzufügen ab. Sie können ein Kalenderereignis auch erstellen, indem Sie es im Abschnitt Als Ereignis hinzufügen ablegen.
Die Betreffzeile der E-Mail wird standardmäßig zum Aufgabennamen, Sie können ihn jedoch bearbeiten. Um die Original-E-Mail anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol E-Mail anzeigen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, um auf Optionen wie Erinnerung festlegen und Fälligkeitsdatum festlegen zuzugreifen. Die Termine werden unterhalb der Aufgabe angezeigt.
Um eine Aufgabe als wichtig zu markieren, klicken Sie auf das Symbol Als wichtig markieren (ein Stern). Ein ausgefüllter Stern weist auf eine wichtige Aufgabe hin.
Wenn Sie eine Erinnerung festlegen, wird zum angegebenen Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster angezeigt. Sie können die Erinnerung deaktivieren, indem Sie auf das Schlummersymbol klicken.
Sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, markieren Sie sie als erledigt, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.

Sie können das Hinzufügen markierter E-Mails zu Ihrer Microsoft-Aufgabenliste auch automatisieren:

Besuchen Sie to-do.office.com.
Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie Aufgabeneinstellungen.
Aktivieren Sie im Fenster „Einstellungen“ unter „Verbundene Apps“ die Option Gekennzeichnete E-Mail.
Klicken Sie in Outlook auf das Symbol Mein Tag und wählen Sie unter Aufgaben Gekennzeichnete E-Mails aus.

Mit diesen Schritten können Sie Ihre Aufgaben und markierten E-Mails effizient an einem Ort verwalten, Ihren Arbeitsablauf optimieren und sicherstellen, dass nichts durchs Raster fällt. Weitere Tipps zur Verwendung von Microsoft To Do finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Tipp 4: Vereinfachen Sie Ihren Posteingang, indem Sie unnötige Gespräche ignorieren

Wenn ich drei Wünsche bezüglich der E-Mail-Verwaltung äußern könnte, wäre einer, die Schaltfläche „Allen antworten“ zu eliminieren. Meiner Erfahrung nach ist der Einsatz nur in seltenen Fällen gerechtfertigt.

Anstatt die Leute zu bitten, nicht „Allen antworten“ zu verwenden (was selten funktioniert), habe ich eine einfache Lösung gefunden, um diese langen E-Mail-Threads aus meinem Posteingang fernzuhalten:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den E-Mail-Thread, von dem Sie sich trennen möchten, und wählen Sie Ignorieren.
Klicken Sie im angezeigten Bestätigungsfenster mit dem Titel „Konversation ignorieren?“ auf OK, um fortzufahren.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass zukünftige E-Mails von einem bestimmten Thread automatisch aus Ihrem Posteingang umgeleitet werden, verwenden Sie einfach erneut die Ignorierfunktion von Outlook. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, wählen Sie Ignorieren und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Durch diese Aktion werden alle nachfolgenden Antworten in diesem Thread direkt an Ihren Ordner Gelöschte Elemente gesendet, sodass Ihr Posteingang übersichtlich bleibt.

Tipp 5: Optimieren Sie Ihren Posteingang mit E-Mail-Etiketten

Labels (oder Tags) sind eine effektive Möglichkeit, E-Mails für eine einfachere Suche und schnelle Prioritätsbewertung zu kategorisieren. Der Trick besteht jedoch nicht darin, Ihr Etikettierungssystem zu verkomplizieren. Ich persönlich verwende drei Hauptbezeichnungen: Hochschuladministration für Verträge und Unterlagen, Fakultätskommunikation für die Kommunikation mit Kollegen und Studentenkommunikation für Studenteninteraktionen.

So erstellen Sie eine neue Kategoriebezeichnung in Outlook:

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Symbol Kategorisieren (ähnlich einem Geschenkanhänger).
Wählen Sie im Menü Neue Kategorie aus.
Benennen Sie Ihre Kategorie, wählen Sie eine Farbe für die Beschriftung und klicken Sie dann auf Speichern. Sie können auch vorhandene Kategorien verwalten, indem Sie Kategorien verwalten auswählen.

Mit dem Wissen über die Erstellung von E-Mail-Regeln können Sie Ihr Unternehmen weiter verbessern, indem Sie den Kennzeichnungsprozess automatisieren und sicherstellen, dass eingehende E-Mails kategorisiert werden, sobald sie in Ihrem Posteingang eintreffen. Weitere Tipps zur Verwendung von Beschriftungen in Outlook finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Tipp 6: Steigern Sie Ihre E-Mail-Effizienz mit „Meine Vorlagen“

Zeit für Geständnisse: Früher habe ich zu viel Zeit damit verschwendet, immer wieder dieselben Studentenfragen zu beantworten, indem ich eine alte Antwort suchte und sie in eine neue E-Mail kopierte. Das änderte sich, als ich „Meine Vorlagen“ entdeckte.

Wenn Sie häufig auf ähnliche Anfragen antworten, kann „Meine Vorlagen“ eine echte Zeitersparnis sein. So richten Sie eine Nachrichtenvorlage ein:

Klicken Sie im Tab „Startseite“ auf Neue E-Mail.
Wählen Sie im E-Mail-Menüband Nachricht aus.
Klicken Sie in der Nachrichtensymbolleiste auf das Symbol Weitere Optionen (drei Punkte) und wählen Sie Meine Vorlagen.
Klicken Sie im Bereich „Meine Vorlagen“ auf + Vorlage.
Vergeben Sie einen Titel für Ihre Vorlage und entwerfen Sie Ihre Nachricht im Kompositionsfeld. Tipp: Oft ist es einfacher, die Nachricht direkt in den E-Mail-Text zu schreiben, sie zu formatieren und sie dann in das Kompositionsfeld zu kopieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie eine gespeicherte Vorlage verwenden müssen, öffnen Sie einfach „Meine Vorlagen“, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und der E-Mail-Text wird automatisch ausgefüllt. Anschließend können Sie vor dem Senden alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen vornehmen. Weitere Tipps zur Verwendung von „Meine Vorlagen“ in Outlook finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Tipp 7: Verbessern Sie die Organisation Ihres Posteingangs mit farbigen Kategorien in Outlook

Während wir bereits auf die Grundlagen von Kategorien und Farbcodierung eingegangen sind, lohnt es sich, tiefer in dieses leistungsstarke Organisationstool einzutauchen.

Farbige Kategorien gehen über die bloße Priorisierung von E-Mails hinaus. Sie können verwendet werden, um verschiedene Arten von Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang systematisch zu organisieren, wie zum Beispiel:

Spezielle Projekte
E-Mail-Priorität
Persönliche E-Mails
Termine
Notizen und Ideen
Besprechungen
Neue Kontakte
Kaufbestätigungen
Bestimmte Absender
Newsletter
Leistungsbeurteilungen

Obwohl es auf den ersten Blick überwältigend erscheinen mag, ermöglicht Ihnen die Implementierung der Farbcodierung in Ihrem Posteingang, die Bedeutung jeder E-Mail schnell zu erkennen und so Ihre Aufgaben effektiver zu priorisieren.

Weitere Tipps zur Verwendung von Kategorien und zur Farbcodierung in Outlook finden Sie im Microsoft-Supportseite.

Tipp 8: Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf mit Schnellschritten in Outlook

Stellen Sie sich vor, Sie müssten monatliche Überprüfungen von Lieferantenrechnungen durchführen, diese an das Buchhaltungsteam weiterleiten und dann eine Erinnerung zur Nachverfolgung einrichten. Anstatt diese Schritte jeden Monat manuell zu wiederholen, können Sie Quick Steps verwenden, um den Prozess zu optimieren.

So richten Sie einen Quick Step ein:

Gehen Sie zum Menüband „Startseite“ und klicken Sie auf Schnellschritte.
Klicken Sie im Fenster „Schnellschritte“ auf Neuer Schnellschritt. Sie können Ihren Schritt dann auf verschiedene Arten anpassen:
- Benennen Sie Ihren schnellen Schritt: Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen zur einfachen Identifizierung.
- Aktion auswählen: Geben Sie die Aktion an, die Sie mit der E-Mail ausführen möchten, z. B. Weiterleiten oder Erstellen einer Erinnerung. Sie können einem einzelnen Schritt mehrere Aktionen hinzufügen.
Sobald Sie Ihren Schnellschritt eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern.

Der von mir erstellte Schnellschritt ermöglicht es mir, die letzten beiden Schritte meines monatlichen Rechnungsprüfungsprozesses (Weiterleiten der E-Mail und Erstellen einer Erinnerungsaufgabe) mit nur einem Klick abzuschließen. Um den Schnellschritt zu verwenden, klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü „Schnellschritte“ in Ihrem Home-Menüband und wählen Sie den gewünschten Schritt aus. Standardmäßig wird der Name Ihres Schnellschritts im Menüband „Startseite“ angezeigt und ersetzt den Standardtext „Schnellschritte“.

Quick Steps in Outlook kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für sich wiederholende Aufgaben erheblich reduzieren und Ihre E-Mail-Verwaltung effizienter gestalten. Weitere Tipps zur Verwendung von Quick Steps finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Tipp 9: Bleiben Sie mit E-Mail-Markierungen und Erinnerungen in Outlook auf dem Laufenden

Während sich Ordner, Kategorien und Regeln hervorragend für die Posteingangsverwaltung eignen, benötigen Sie manchmal einen zusätzlichen Anstoß für wichtige E-Mails. Hier kommen Flaggen ins Spiel.

Durch das Markieren einer E-Mail in Outlook können Sie Nachrichten markieren, die eine sofortige Aktion oder Nachverfolgung erfordern. Die E-Mail wird nicht nur in Ihrem Posteingang mit einer visuellen Erinnerung hervorgehoben, sondern ist auch in anderen Bereichen wie der Outlook-Aufgabenleiste, den Aufgaben und der täglichen Aufgabenliste in Ihrem Kalender verfügbar.

Um eine E-Mail direkt aus Ihrem Posteingang zu kennzeichnen, klicken Sie einfach auf das graue Flaggensymbol neben der Nachricht, das bei Auswahl rot wird. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Flagge klicken, um das Erinnerungsdatum für zukünftige Nachverfolgungen anzupassen. Nachdem Sie die markierte E-Mail bearbeitet haben, klicken Sie erneut auf die Markierung, um die Nachricht mit einem Häkchen als abgeschlossen zu markieren.

Sie können den Empfängern auch Markierungen setzen, um die Wichtigkeit Ihrer Nachricht hervorzuheben oder eine schnelle Antwort anzufordern:

Bevor Sie Ihre E-Mail senden, klicken Sie auf der Registerkarte „Nachrichten“ auf die Schaltfläche Tags.
Wählen Sie auf der Registerkarte „Nachrichten“ die Schaltfläche Flags aus, wählen Sie Nachverfolgung und klicken Sie dann auf Benutzerdefiniert.
Wählen Sie Als Empfänger kennzeichnen und wählen Sie das gewünschte Erinnerungsdatum aus.
Die Erinnerung wird nun in der Infoleiste der E-Mail angezeigt, die Sie senden.

Die Verwendung von Markierungen in Outlook ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, sicherzustellen, dass wichtige E-Mails nicht übersehen werden, und hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihre Prioritäten und Fristen zu behalten. Weitere Tipps zum Markieren von E-Mails finden Sie unter Microsoft-Supportseite.

Tipp 10: Optimieren Sie Ihren Posteingang mit der Organisation von Konversationsthreads

Aus dem Urlaub zurückzukommen und einen überfüllten Posteingang vorzufinden, kann entmutigend sein. Glücklicherweise kann Ihnen die Bereinigungsfunktion von Outlook dabei helfen, Ihre E-Mails effizient zu organisieren, ohne jede Nachricht einzeln sortieren zu müssen.

Die Bereinigungsfunktion eliminiert doppelte E-Mails aus langen Konversationsthreads mit mehreren Antworten und fasst sie in einem einzigen umfassenden Thread zusammen. So verwenden Sie es:

Wählen Sie die Konversation oder den Ordner aus, die Sie bereinigen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche Bereinigen.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Konversation bereinigen: Bereinigt die ausgewählte Konversation.
- Ordner bereinigen: Bereinigt den gesamten ausgewählten Ordner.
- Ordner und Unterordner bereinigen: Bereinigt den ausgewählten Ordner und alle seine Unterordner.
Outlook gruppiert dann den Konversationsthread und sorgt so für einen besser organisierten Posteingang.

Mit der Aufräumfunktion können Sie die Unordnung in Ihrem Posteingang schnell reduzieren und sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren. Weitere Tipps zum Organisieren Ihrer E-Mails in Outlook finden Sie im Microsoft-Supportseite.