Wie E-Mail-Signatur in Outlook erstellen [2024] 💥
Einführung: E-Mail-Kommunikation mit Outlook-Signaturen optimieren
Als jemand, der häufig mit einer vielfältigen Gruppe von Kunden und Kollegen kommuniziert, musste ich ständig einzigartige Fußzeilen für jede E-Mail erstellen. Diese sich wiederholende Aufgabe war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Da entdeckte ich die Leistungsfähigkeit von Outlook-Signaturen. Durch die Einrichtung personalisierter Signaturen konnte ich meinen E-Mails mühelos eine professionelle Note verleihen, einschließlich meiner Kontaktdaten, des Firmenlogos und sogar einer personalisierten Nachricht. In diesem Artikel erzähle ich, wie das Erstellen von Signaturen in Outlook meine E-Mail-Kommunikation revolutioniert hat und wie Sie dasselbe tun können.
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Kapitel 1: So fügen Sie eine Signatur in Outlook.com hinzu
Um eine personalisierte Signatur in Outlook.com zu erstellen, befolgen Sie diese einfachen Schritte:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Navigieren Sie zum Abschnitt „Verfassen und antworten“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt E-Mail-Signatur.
- Geben Sie in das dafür vorgesehene Textfeld Ihre Signatur ein und formatieren Sie sie wie gewünscht. Sie können Elemente wie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen, Ihre Website und mehr hinzufügen. Sie können auch ein Bild oder Logo hinzufügen, aber denken Sie daran, es einfach und professionell zu halten.
- Wenn Sie Outlook.com verwenden, sollten Sie MySignature.io verwenden, um eine Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen E-Mails.
So fügen Sie Ihrer Signatur ein Bild hinzu:
- Gehen Sie zu „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ und wählen Sie „E-Mail“ > „Verfassen und antworten“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bilder inline einfügen“ und wählen Sie das Bild aus, das Sie als Signatur verwenden möchten.
- Passen Sie die Größe und Position des Bildes nach Bedarf an.
- Wählen Sie Speichern, wenn Sie fertig sind.
Denken Sie daran, dass das Einfügen eines Bildes zwar eine persönliche Note verleihen kann, Ihren Empfänger jedoch nicht überfordern sollte.
Kapitel 2: Einrichten Ihrer E-Mail-Signatur in Outlook Web App
Um eine Signatur für Ihre E-Mails in der Outlook Web App einzurichten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Wählen Sie „E-Mail“ und dann „Verfassen und antworten“. Scrollen Sie nach unten, um den Abschnitt 'Signatur' zu finden.
- Geben Sie in das dafür vorgesehene Textfeld die Signatur ein, die Sie verwenden möchten.
- Für diejenigen, die Outlook im Web nutzen, ist MySignature.io ein großartiges Tool zum Erstellen eines Ausgefeilte Signatur für Ihre E-Mails.
Mit diesen Schritten wird Ihre Signatur automatisch in alle ausgehenden E-Mails eingefügt und verleiht Ihrer Kommunikation einen Hauch von Professionalität.
Kapitel 3: Erstellen einer E-Mail-Signatur in Outlook für Desktop auf dem Mac
Um eine E-Mail-Signatur in Outlook für den Desktop auf dem Mac hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf „Outlook“ und wählen Sie dann „Einstellungen“ aus.
- Wählen Sie 'Signaturen' aus dem Einstellungsmenü.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche '+', um eine neue Signatur zu erstellen, und klicken Sie dann auf 'Bearbeiten', um mit der Anpassung Ihrer Signatur zu beginnen.
- Fügen Sie den gewünschten Signaturinhalt in das Textfeld ein und speichern Sie Ihre Änderungen.
- Stellen Sie sicher, dass die Signaturvorschau Ihre Signatur wie beabsichtigt anzeigt.
- Um Ihre neue Signatur als Standard für alle ausgehenden E-Mails festzulegen, wählen Sie Standardsignatur auswählen und wählen Sie Ihre neu erstellte Signatur aus.
- Wenn Sie lieber manuell eine Signatur für jede E-Mail auswählen möchten, klicken Sie beim Verfassen einer Nachricht einfach auf 'Signatur' und wählen Sie die entsprechende Signatur aus.
Mit diesen Schritten können Sie Ihren E-Mails in Outlook für Desktop auf dem Mac ganz einfach eine personalisierte Signatur hinzufügen.
Kapitel 4: Einrichten einer E-Mail-Signatur in Outlook für Desktop unter Windows
Das Hinzufügen einer Signatur zu Ihren E-Mails in Outlook für den Desktop unter Windows kann entweder mit der Methode „Kopieren und Einfügen“ oder durch Erstellen einer Signaturdatei erfolgen.
Methode 1: Kopieren und Einfügen
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke.
- Navigieren Sie zu Optionen > Mail.
- Klicken Sie in den E-Mail-Einstellungen im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ auf Signaturen.
- Fügen Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Signatur“ Ihren Signaturtext in das Feld Signatur bearbeiten ein.
Methode 2: Erstellen Sie eine Signaturdatei
- Erstellen Sie Ihre Signatur in einem Texteditor wie Notepad oder Microsoft Word und speichern Sie sie als .txt- oder .rtf-Datei.
- Klicken Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Signatur“ von Outlook im Abschnitt „Signatur bearbeiten“ auf die Schaltfläche Datei einfügen.
- Suchen Sie Ihre Signaturdatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie in das Signaturfeld einzufügen.
Sobald Ihre Signatur eingerichtet ist, stellen Sie sicher, dass sie im Abschnitt Standardsignatur auswählen als Standardsignatur für neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen ausgewählt ist. Mit diesen Schritten erscheint Ihre Signatur automatisch am Ende jeder neuen E-Mail oder Antwort, die Sie senden.
Kapitel 5: Einrichten einer E-Mail-Signatur in der Outlook Mobile App
Steigern Sie die Professionalität Ihrer E-Mails, indem Sie in der mobilen Outlook-App eine Signatur hinzufügen.
Für Android-Benutzer:
- Starten Sie die Outlook-App und tippen Sie auf das Outlook-Symbol.
- Wählen Sie das Zahnradsymbol in der unteren linken Ecke aus.
- Wählen Sie Ihr Konto und wählen Sie Signatur.
- Geben Sie den gewünschten Signaturtext und die gewünschten Links ein und tippen Sie dann auf Fertig.
Ihre Signatur erscheint jetzt automatisch am Ende aller ausgehenden E-Mails von Ihrem Android-Gerät.
Für iPhone-Nutzer:
- Öffnen Sie die Outlook-App und navigieren Sie zu Einstellungen.
- Tippen Sie auf Ihr Konto und wählen Sie Signatur.
- Geben Sie Ihren bevorzugten Signaturtext in das dafür vorgesehene Feld ein. Optional können Sie auf die Schaltfläche Signaturbild tippen, um ein Bild in Ihre Signatur einzufügen.
- Wenn Sie zufrieden sind, tippen Sie auf Speichern.
Ihre neue Signatur wird jetzt in alle Ihre gesendeten E-Mails eingefügt, was ihnen einen professionelleren Touch verleiht.
Kapitel 6: Verbessern Ihrer Signatur mit HTML
Für eine anspruchsvollere E-Mail-Signatur sollten Sie die Verwendung von HTML in Betracht ziehen, um erweiterte Funktionen und ansprechende Designs einzubinden.
Eine HTML-Signatur in Outlook kann verschiedene Elemente umfassen, um Ihre E-Mails hervorzuheben:
- Einbetten eines YouTube-Video-Thumbnails
- Ein Zitat des Tages hinzufügen
- Inklusive einer benutzerdefinierten Call-to-Action-Schaltfläche
- Ein Werbebanner anzeigen
- Mit einer Instagram-Galerie
- Integration eines Planungstools
- Einbindung eines E-Mail-Haftungsausschlusses
- Verwendung einer grünen Fußzeile für mehr Umweltfreundlichkeit
- Verlinkung zu einer Verkaufsveranstaltung
- Abmeldung mit handschriftlicher Unterschrift
- Hinzufügen einer Online-Zahlungsschaltfläche
Das Erstellen einer HTML-Signatur erfordert einige Kenntnisse in HTML und Design. Sie können den Vorgang jedoch vereinfachen, indem Sie einen Outlook-E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Mit diesen Tools können Sie eine professionelle und optisch ansprechende Signatur erstellen, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist.
Kapitel 7: Generieren Ihrer Outlook-Signatur mit WiseStamp
Mit dem kostenlosen Outlook Signature Creator von WiseStamp ist das Erstellen einer anspruchsvollen Outlook-Signatur mühelos. So können Sie es machen:
- Navigieren Sie zu WiseStamps Outlook Signature Creator.
- Geben Sie Ihre beruflichen Daten ein, um Ihre Signatur zu personalisieren.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ eine Vorlage aus, die zu Ihrem Stil passt.
- Fügen Sie auf der Registerkarte „Soziale Netzwerke“ Symbole und Links für soziale Medien hinzu, um die Konnektivität Ihrer Signatur zu verbessern.
- Besuchen Sie die Registerkarte „Design“, um das Erscheinungsbild der Trennblätter, Symbole und des Fotos Ihrer Signatur zu verfeinern.
- In die Registerkarte „Add-ons“ können Sie zusätzliche Funktionen wie Schaltflächen, Banner, Haftungsausschlüsse, Instagram-Galerien und mehr integrieren, um Ihre Signatur zu bereichern. Für eine persönlichere Note können Sie auch ein Bild oder ein Logo hinzufügen.
- Wenn Sie mit Ihrer Signatur zufrieden sind, klicken Sie auf „OK, ich bin fertig“, um Ihre Erstellung abzuschließen.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Signatur erstellen, die Ihre Professionalität widerspiegelt und Ihren E-Mails einen Hauch von Persönlichkeit verleiht.
Kapitel 8: So bearbeiten Sie eine Signatur in Outlook
Das Aktualisieren Ihrer Signatur in Outlook ist unkompliziert, unabhängig von der verwendeten Plattform. Hier ist eine Kurzanleitung zum Bearbeiten Ihrer Signatur:
E-Mail-Signatur in Outlook für Windows ändern
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und wählen Sie dann „Mail“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Signaturen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen im Signatureditor vor und klicken Sie dann auf OK.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Signatur in Outlook für Mac aktualisieren
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zum Menü „Einstellungen“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Signaturen“ und wählen Sie dann unter „Signaturname“ die Signatur aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
- Klicken Sie auf das Symbol „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern, und schließen Sie dann das Fenster.
Ändern Ihrer Signatur in Outlook 365
- Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ aus.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „E-Mail“ und dann auf „Verfassen und antworten“.
- Geben Sie unter Signatur die Änderungen an Ihrer Signatur in das dafür vorgesehene Textfeld ein.
- Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern.
Ganz gleich, ob Sie die Desktop-Version, Outlook.com oder Outlook im Web verwenden, Sie können Ihre Signatur ganz einfach aktualisieren, um alle Änderungen widerzuspiegeln.
Fazit: Outlook-Signaturen beherrschen
Das Erstellen, Bearbeiten und Verwenden von E-Mail-Signaturen in Outlook ist eine einfache Möglichkeit, Ihrer Korrespondenz eine persönliche Note und Professionalität zu verleihen. Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Tipps befolgen, können Sie Ihre E-Mails verbessern und sicherstellen, dass Ihre Kontaktinformationen immer für den Empfänger verfügbar sind. Weitere fortgeschrittene Techniken zur E-Mail-Verwaltung finden Sie in unserem Leitfaden zum Einrichten von Aliasen in Outlook.
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